PMP SILABUS 7

 

A.  Definisi Manajemen Perubahan Menurut Para Ahli

Manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan penggunaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Perubahan adalah berpindahnya sesuatu dari  kondisi asalnya menjadi sebuah kondisi yang lain.

Dari kedua pemahaman tersebut diatas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa Manajemen Perubahan itu adalah proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengawasan penggunaan sumber daya dalam rangka menhadapi berpindahnya sesuatu dari  kondisi asalnya menjadi sebuah kondisi yang baru guna tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Mempelajari Manajemen Perubahan adalah sebuah kegiatan mempelajari bagaimana melakukan seluruh fungsi manajemen dalam rangka menghadapi perubahan dan menyelaraskannya dengan sumber daya yang ada guna tercapainya tujuan secara efektif dan efisien..

Efisiensi merupakan suatu tindakan yang dapat menghasilkan output terbaik dengan input yang minimal.

Efektif adalah suatu tindakan yang dapat menhasilkan output dengan outcome terbaik.

Pengertian manajemen perubahan menurut beberapa ahli adalah
sebagai berikut:

1.     Menurut Wibowo, dalam bukunya Manajemen Perubahan,
Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam
menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk
mempengaruhi perubahan pada orang yang akan
terkena dampak dari proses tersebut.

2.    Menurut Prof. Dr. J. Winardi, manajemen perubahan adalah upaya
yang ditempuh manajer untuk memanajemen perubahan secara
efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi,
kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi.

3.     Manajemen perubahan adalah upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena adanya
perubahan dalam organisasi. Organisasi dapat terjadi karena sebabsebab
yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi
tersebut.

4.    Menurut E. Rochyadi (2008), dalam modulnya yang berjudul manajemen perubahan, mengartikan bahwa secara umum perubahan sering diartikan sebagai kondisi yang berbeda dari kondisi sebelumnya. Artinya bahwa perubahan itu terjadi sebagai akibat yang timbul dari suatu proses  yang terjadi kemudian dan menggambarkan antara sebelum dan sesudah peristiwa tersebut baik itu berkaitan dengan perubahan fisik, ide atau gagasan, yang hasilnya mungkin positif (growth), mungkin negatif (stagnation), atau mundur (collaps).

Manajemen perubahan ini merupakan proses, alat, dan teknik
untuk mengelola orang, untuk mencapai hasil yang diharapkankan, dan mewujudkan perubahan secara efektif di dalam individu, tim, dan sistem yang luas.

Maka manajemen perubahan yaitu suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk memengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut (Potts dan LaMarsh, 2004:16 dalam wibowo 2012:241).

B.  Konsep Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan dilakukan ketika organisasi atau perusahaan membutuhkan langkah- langkah untuk merubah sebagian atau seluruh sistem maupun struktur lama yang berlaku di dalamnya demi penyesuaian dengan kondisi internal maupun eksternal organisasi.
Sejumlah model atau konsep mengenai perubahan diberikan untuk memperjelas pemahaman mengenai manajemen perubahan yang perlu dilakukan oleh organisasi:

1.     Teori Force Field: teori ini mengemukakan bahwa perubahan terjadi karena munculnya tekanan- tekanan terhadap organisasi, individu ataupun kelompok, dimana kekuatan tekanan (driving forces) berhadapan dengan keengganan (resistances) untuk berubah sehingga agar terjadi perubahan maka harus memperkuat driving forces dan memperlemah resistances.

2.    Teori Motivasi: dalam teori ini perubahan akan terjadi kalau ada sejumlah syarat tertentu yang menguntungka. Namun dengan memiliki motivasi untuk berubah maka yang perlu dilakukan adalah fokus ke depan dengan cara membuang sikap pesimis, menciptakan kepatuhan, serta mengurangi ketidakpuasan.

3.    Teori Alfa, Beta, Gamma: dalam teori ini perubahan Alfa adalah perubahan tingkat kepercayaan yang terjadi, perubahan Beta adalah perubahan yang terjadi dalam menilai kepercayaan, sementara perubahan Gamma adalah perubahan yang terjadi karena kelompok melihat adanya faktor lain yang lebih penting.

4.    Teori Contingency: dalam teori ini yang diamati adalah tingkat keberhasilan pengambilan keputusan yang ditentukan oleh gaya yang dianut dalam mengelola perubahan serta sejumlah kemungkinan.

5.    Teori Kerja Sama: teori kerja sama mempelajari bahwa perubahan tidak bisa berjalan tanpa adanya kerja sama semua pihak.

6.    Teori Mengatasi Resistensi Dalam Perubahan: teori ini membahas mengenai teknik yang dipakai dalam mengatasi resistensi seperti komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi hingga teknik paksa.

7.    Model Accounting-turnaround: teori ini melihat bahwa untuk dapat diselamatkan sebuah korporat harus memiliki sejumlah syarat seperti dukungan stakeholders, ada core business yang mampu mendatangkan cashflow, tim manajemen yang solid, serta sumber- sumber pembiayaan terutama untuk jangka panjang. Biasanya perusahaan yang melakukan turnaround adalah perusahaan yang mengalami penurunan akibat kerugian terus menerus atau salah manajemen.

C.  Komponen Manajemen Perubahan

1.     Tujuan perubahan

2.    Aspek strategis yang perlu diubah

3.    Strategi yang diterapkan

4.    Sumber- sumber daya

5.    Manajer perubahan

6.    Agent of change

7.    Organisasi

8.    Target audiens yang pasti

D.  Tekanan dan Faktor Internal

Kebutuhan akan perubahan lebih bersifat faktor internal organisasi sedangkan kekuatan untuk perubahan dapat bersumber dari faktor internal dan eksternal (Wibowo,2012:82). Kemudian dijelaskan bahwa tekanan lingkungan lebih merupakan faktor eksternal, sedangkan tekanan organisasional lebih merupakan faktor internal. Sehingga yang akan dijelaskan disini yaitu bagaimana implementasi dari tekanan organisasional yang dapat disebut sebagai tekanan internal pendorong adanya perubahan. Terdapat lima kekuatan potensial untuk perubahan internal organisasi (IAN Palmer, Richard Dunford, dan Gib Akin, 2009:65) :

1.     Growth pressure

2.    Integration and collaboration pressures

3.    Identity pressures

4.    New broom pressures

5.    Power and political pressures

E.  Tujuan Perubahan:

1.     Mempertahankan keberlangsungan hidup organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang.

2.    Beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan internal yang meliputi perubahan strategi korporasi, tenaga kerja, teknologi dan peralatan yang digunakan dan sikap- sikap karyawan, maupun lingkungan eksternal organisasi seperti perubahan pasar konsumen, teknologi, peraturan dan hukum pemerintah serta lingkup ekonomi global.

3.    Memperbaiki efektivitas di dalam organisasi agar mampu bersaing di pasar ekonomi modern yang meliputi perbaikan efektivitas tim kerja dan perbaikan struktur dan sistem organisasi dalam hal ini terkait implementasi strategi

http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2258338-pengertian-manajemen-perubahan-menurut-beberapa/

http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/2013/02/11/manajemen-perubahan-sebuah-pengertian/

http://derafitria.wordpress.com/2012/10/05/definisi-dan-komponen-manajemen-perubahan/

PMP SILABUS 6

A.Pengertian Koordinasi,Kooperasi dan Sinergi  

Koordinasi menurut Chung & Meggison ( 1981 ) : Proses motivasi , memimpin , dan mengkomunikasi bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.

Koordinasi menurut Sutisna (1989) : Proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang , bahan , sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan.

Koordinasi menurut Anomin (2003) :  Suatu sistem dan proses interaksi untuk inter dan antarinstitusi-institusi di masyarakat melalui komunikasi dan dialog-dialog antarberbagai individu dengan menggunakan sistem informasi manajemen dan teknologi informasi.

Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

 Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).

Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.

Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Berdasarkan para pakar dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan koordinasi ialah proses mengintegrasikan (memadukan ) , menyinkronisasikan , dan menyerderhanakan pelaksanaan tugas yang terpisah-pesah secar terus-menerus untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien.

Koordinasi adalah bagian sangat penting diantara anggota-anggota atau unit-unit organisasi yang pekerjaannya saling bergantung.Semakin banyak pekerjaan individu-individu atau unit-unit yanbg berlainan tetapi hubungannya semakin besar pula kemungkinan terjadinya masalah-masalah koordinasi.Misalnya : pengandaan perlengkapan sekolah oleh kepala sekolah harus dikoordinasikan dengan staf di sekolah sehingga tidak terjadi tumpang-tindih.

Dalam bahasa Indonesia, kooperasi cenderung diartikan dalam makna yang sama yaitu kerjasama. Menurut John Myers (1991) kata kooperasi bersumber dari Amerika yang lebih menekankan pada hasil. Kooperasi lebih menggambarkan sebuah struktur interaksi yang didesain untuk memfasilitasi pencapaian suatu hasil atau tujuan tertentu.

Kolaborasi mengasumsikan pentingnya kerjasama (koperasi) yang dibangun berdasarkan konsensus anggotanya, bukan kompetisi individual diantara anggota kelompok. Dalam kelompok akan terjadi pembagian peran, tugas dan wewenang dari setiap anggota kekompok. Masing-masing anggota kelompok berusaha saling menghargai dan memberikan kontribusi kemampuannya terhadap kegiatan kelompok.

Sinergi (Synergy) adalah bentuk Kerjasama yang dihasilkan melalui Kolaborasi masing-masing pihak tanpa adanya perasaan kalah.  Menurut Stephen Covey dalam bukunya 7 Habits of Highly Effective People, jika 1 + 1 = 3, maka itulah yang disebut “Synergy”. 

Sinergi adalah saling mengisi dan melengkapi perbedaan untuk mencapai Hasil Lebih Besar daripada Jumlah bagian per bagian.  Konsep ber-Sinergi diantaranya adalah berikut ini:

• Ber-Orientasi pada Hasil dan Positif
• Perspektif beragam mengganti atau melengkapi Paradigma
• Saling Bekerjasama dan ber-Tujuan Sama serta adanya Kesepakatan
• Sangat Efektif diusahakan dan merupakan suatu Proses

Ber-Sinergi berarti Saling Menghargai Perbedaan Ide, Pendapat dan bersedia saling berbagi.  Ber-Sinergi tidak mementingkan diri sendiri, namun berpikir menang-menang dan tidak ada pihak yang dirugikan atau merasa dirugikan.  Ber-Sinergi bertujuan memadukan bagian-bagian terpisah.

B.Jenis Koordinasi

Koordinasi kegiatan manajemen pendidikian dapat dibagi atas 3 jenis yaitu :

1.      Koordinasi Vertikal

Koordinasi Vertikal ialah koordinasi yang dilakukan oleh kepala sekolah kepada atasanya dan atau kepada bawahan. Misalnya , koordinasi kepala sekolah dengan Kepala Dinas Pendidikan dan atau bawahannya.

2.      Koordinasi Fungsional

Koordinasi Fungsional ialah koordinasi yang dilakukan oleh kepala sekolah dengan kepala sekolah lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas fungsionalisasi. Koordinasi fungsional dibedakan atas koordinasi fungsional horizontal , diagonal , teritorial , dan institusional

a.      Koordinasi Fungsional Horizontal

Koordinasi ini dilakukan oleh kepala sekolah dengan kepala sekolah lainnya yang setingkat.Misalnya , Kepala SMPN 10 dengan Kepala SMPN 12

b.      Koordinasi Fungsional Diagonal

Koordinasi ini dilakukan oleh kepala sekolah dengan kepala sekolah lain yang lebih rendah atau lebih tingggi tingkatannya. Misalnya Kepala SMAN 88 dengan Kepala SDN 07 atau dengan stafnya.

c.      Koordinasi Fungsional Teritorial

Koordinasi yang dilakukan kepala sekolah dengan pejabat atau kepala sekolah lain yang berada di wilayah tertentu di mana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi kewenangan dan tanggung jawab kepala sekolah bersangkutan selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal. Misalnya , Kepala SMAN Percobaan dengan Kepala-Kepala SMAN tagrget di Kabupaten Z.

3.      Koordinasi Institusional

Kooordinasi ini dilakukan kepala sekolah dengan beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan.Misalnya , untuk urusan kepegawaian , kepala sekolah melakukan koordinasi dengan Kepala Badan Kepegawaian Daerah dan Kepala Badan Diklat Daerah.

C.Tujuan dan Manfaat Koordinasi

1.    Untuk menunjukan KISS ( Koordinasi , integrasi , Sinkronisasi , dan Simplifikasi ) agar tujuan orgnisasi tercapai secara efektif dan efisien.

2.   Memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.

3.   Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan tugas-tugasnya dengan stakeholders pendidikan yang saling bergantung , semakin besar ketergantungan dari unit-unit , semakin besar pula kebutuhan akan pengoordinasian.

4.  Agar manajer pendidikan mampu menggoordinasikan pembangunan sektor pendidikan dengan pengembangan sektor-sektor lainnya.

5.  Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien.

6.  Adanya pembagian kerja dimana semakin besar pembagian kerja , semakin diperlukan pengoordinasian/penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpang-tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan.

7.  Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di antara kegiatan-kegiatan , baik fisik maupun nonfisik dengan stakeholders.

8.  Untuk mempelancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan pendidikan dengan sumber daya pendidikan yang terbatas.

9.   Mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah yang kontra produktif.

10. Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu.

11.  Mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat.

D.Prinsip Koordinasi

1.   Kesamaan : sama dalam visi , misi dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan bersama ( sense of purpose )

2.  Orientasikan : titik pusatnya pada sekolah ( sebagai koordinator ) yang disimpul-simpulnya stakeholders sekolah

3.  Organisasikan : atur orang-orang yang berkoordinasi untuk membina sekolah , yaitu harus berda dalam satu payung ( terorganisasi) sehingga sikap egosektoral dapat dihindari.

4.  Rumuskan : menyatakan jelas wewenang , tanggung jawab , dan tugas masing-masing agar tidak tumpang-tindih.

5.   Diskusikan : cari cara yang efektif , efisien , dan komunikatif dalam berkoordinasi.

6.   Informasikan : semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi (coordination network system ).

7.   Negosiasikan : dalam perundingan mencari kesepakatan harus saling menghormati (team spirit) dan usahakan menang-menang , jangan sampai pihak sekolah sebagai koordinator justru dirugikan.

8.   Atur jadwal : rencana koordinasi harus dipatuhi dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak.

9.  Solusikan : satu masalah dalam simpul jaringan harus dirasakan dan dipecahkan semua stakeholders dengan sebaik-baiknya.

10.  Insafkan : setiap stakeholders harus memiliki laporan tertulis yang lengkap dan diap menginformasikannya sesuai kebutuhan koorginasi.

E.Karakteristik Koordinasi yang Efektif

1. Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihak terkait.

2. Koordinator sangat proaktif dan skateholders  kooperatif.

3. Tidak ada yang mementingkan diri sendriri atau kelompoknya (egosektroal)

4. Tidak terjadi tumpang-tindih tugas.

5. Komitmen semua pihak tinggi.

6. Informasi keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi.

7. Tidak merugikan pihak-pihak yang berkoordinasi.

8.  Pelaksanaan tepat waktu.

9.  Semua masalah terpecahkan.

10. Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan rinci oleh masing-masing stakeholders.

Sumber :

Usman. Husaini , Manajemen Teori , Praktik , dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara,2011

http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2013/05/06/pembelajaran-kolaboratif-dan-pembelajaran-kooperatif/

http://ikhtisar.com/sinergi-sebagai-bentuk-kerjasama-kreatif/