Knowledge Management

Pengertian Knowledge Management

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan.

Pengertian Knowledge Management menurut para ahli :

Alavi dan Leiner (2001) mengklasifikasikan KMS berdasarkan siklus hidup knowledgeyang terdiri dari empat tahap yaitu tahap pembuatan knowledge, penyimpanan dan pemanggilan knowledge, transfer knowledge, aplikasi knowledge.

Marwick (2001) mengklasifikasikan KMS berdasarkan suatu model yang dibuat oleh Nonaka (1994) yaitu Sosialisasi, Ekstrenalisasi, kombinasi dan internasionalisai (SECI)

Borghoff dab Pareschi(1998) mengklasifikasikan KMS berdasarkan arsitektur manajemen yang terdiri dari empat kelas komponen yaitu  repositories dan libraries, komonitas knowledge worker, knowledge mapping dan knowledge flows.

Hahn dan Subramani (2001) mengklasifikasikan knowledge berdasarkan sumber yang disupport yaitu artifak terstruktur, individual terstruktur, artifak tidak terstruktur dan Individual tidak terstruktur.

Binney (2001) mengklasifikasikan KMS berdasarkan spectrum knowledge. Spektrum ini merepresentasikan batasan dari suatu tujuan, dapat berupa transaksional KM, analitikal KM, basis proses KM, pemgembangan KM , inovasi dan kreasi KM.

Zack (1999) mengklasifikasikan KMS secara integrative sebagai fasilitas transferknowledge eksplisit dan secara interactive sebagai fasilitas media transfer tacitknowledge.

Hal yang perlu dicermati adalah pengukuran model sukses dari KMS. Turban dan Aronson (2001) mengemukakan tiga hal sebagai berikut:

1.     Menyediakan basis value bagi perusahaaan

2.    Menstimulasi management agar focus pada hal-hal yang penting

3.    Menjustifikasi investasi dari aktivitas KM

Jenis Penerapan Knowledge Management

          1.        Tacit Knowledge

Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.

Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:
1.  Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2. Susah untuk diucapkan
3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)

Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan). Menurut Berkeley (1957) pengetahuan manusia bermula pada saat orang mendapatkan ide dimana kesan tersebut muncul dari perasaan dan sistem kerja pikiran atau dengan kata lain ide dibentuk dengan bantuan dari memori dan imajinasi yang menambah, membagi, mengungkapkan perasaan sebenarnya.

Davenport dan Prusak dalam Martin (2010) mendefinisikan personal knowledge berarti gabungan dari pengalaman, nilai – nilai, informasi kontekstual, dan wawasan luas yang menyediakan sebuah kerangka pengetahuan untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman – pengalaman dan informasi yang baru.

Menurut Martin (2010), personal knowledge didapat dari instruksi formal dan informal. Personal knowledge juga termasuk ingatan, story-telling, hubungan pribadi, buku yang telah dibaca atau ditulis, catatan, dokumen, foto, intuisi, pengalaman, dan segala sesuatu yang dipelajari, mulai dari pekarangan hingga pengembangan nuklir.

           2.        Explicit Knowledge

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge.

Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan

Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.

2.1 Job Procedure

Job procedure atau prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure.

Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.

Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah:

     1.      Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut.

     2.      Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru.

     3.      Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.

     4.      Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.

2.2 Technology

Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah disusun.

Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untuk proses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem knowledge management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti internet.

Elemen Pokok Knowledge

         1.        People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.

         2.        Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

         3.        Processes
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

        1.        Penghematan waktu dan biaya

Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.

        2.        Peningkatan aset pengetahuan

Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

         3.        Kemampuan beradaptasi

Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

         4.        Peningkatan produktfitas

Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

Sumber :

http://meliana0590.blogspot.com/2010/10/pengertian-knowladge-management.html

http://pengertianmanagement.blogspot.com/2012/11/pengertian-knowledge-management.html

http://hnindito.wordpress.com/2009/12/28/pengertian-knowledge-management/